Vid varje besiktningstillfälle ska funktionskontrollanten föra protokoll under tiden och anteckna besiktningens resultat. I plan och byggförordningen står det följande angående detta:
4 §
Vid varje besiktning ska den som utför besiktningen föra protokoll och i protokollet anteckna
1. resultatet av kontrollen,
2. resultatet av undersökningen enligt 3 § 2, om besiktningen är en återkommande besiktning, och
3. sådana uppgifter om luftflöden och om ventilationssystemets drifttider och installerade eleffekt som behövs för att kunna beräkna den mängd energi som används för ventilation av byggnaden.
Prookollet skiljer sig åt lite mellan olika besiktningstillfällen. Vid den första besiktningen ska protokollet innehålla en slutsats om hur bra ventilationssystemet överensstämmer med gällande föreskrifter och om det fungerar på det sätt som det ska.
Vid en återkommande besiktning ska protokollet innehålla en slutsats om ventilationssystemet i huvudsak överensstämmer med de föreskrifter som var gällande när ventilationssystemet togs i bruk men även ifall systemet fungerar som det ska.
Gällande föreskrifter menas med vad som står i PBL och de föreskrifter som är grundade på PBL. Värt att nämna är att det ej är krav på att en slutsats ska innehålla någon form av betyg på ventilationssystemet. Hursomhelst, om ventilationssystemet är underkänt ska felen åtgärdas av byggnadens ägare. Övrigt innehåll i protokollet är slutsatser kring regelsystem som relaterar till arbetsmiljöreglerna och miljöbalken. Om besiktningsmannen upptäcker brister inom dessa områden kan det även noteras i protokollet.
Givetvis innehåller protokollet formella uppgifter såsom kontrollantens namn och behörighetscertifikat och datum. Även information om byggnaden såsom fastighetsbeteckning, adress, ägare och omfattande ventilationssystem vid kontrolltillfället. Tekniska siffror listas också såsom mängd energi som krävs för ventilationen i byggnaden, uppgifter om luftflöden och drifttidet och installerade eleffekter etc.